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パートから正社員になった場合の有給休暇

パートから正社員に引き上げた時

社内にいい人材がいて、パートタイマーで働いていた方を正社員にして是非長く働いてもらいたいと考えた時、パート本人からフルタイムで働けるようになって正社員を希望した時等、パートタイム労働者から正社員に引き上げる理由は様々です。その場合は今まで働いていた期間とこれからの身分との関係で年次有給休暇の扱いは変わるのでしょうか? 今まで保持していたパート時代の有給休暇日数は引き継がれるのでしょうか?

パートタイマー労働者の有給休暇は比例付与で週の所定労働日数や年間の働く日数で変わります。パートタイマーで働いている途中で正社員に切り替わった時は有給休暇の付与日数はどう変わるでしょうか?

 

年次有給休暇付与日数の考え方

年次有給休暇付与日数を計算するポイントは勤続年数と付与する日(基準日)の雇用契約内容です。

まず勤続年数ですがパートとして雇用した日から通算して考えます。毎日勤務でなくとも勤務時間数が短くとも、継続して働いていれば雇用契約の最初の日からが勤続年数になります。パートとして雇用された日から6か月後、1年6か月後と付与する日(基準日)が到来し、基準日に締結している契約により付与する日数が決まります。注意が必要なのは、いったん白紙に戻して正社員になった時点から改めて6か月後に10日を付与する取り扱いは正しくないことです。

 

正社員に切り替えた場合の例

週3日勤務パートタイムの方が週5日勤務の正社員に変更した場合、3年6か月目に正社員になった時は正社員用の有給休暇日数の14日が新たに付与されます。

また、3年7か月目に正社員になった時は切り替え時に付与し直すのでなく、パート時で直近に付与されている日数のままで、次の基準日の4年6か月目に新たに16日が付与されます。パート時代の未使用日数分は翌年まで繰り越されます。

雇用契約内容が変わると労働条件も変わりますので雇用契約書に年次有給休暇日数も明示しましょう。

勤怠時間の把握と勤怠システム

勤怠管理をしていますか?

近年、労働時間の勤務時間を記録していないで未払い残業などを請求されるケースが増えており、一旦未払い残業代を請求されると会社側が不利な事が多く、ほぼ無力で請求された通りの結果になる可能性が高い状況になっています。

働き方改革の一環で労働安全衛生法の改正もあり、2019年4月からは管理職の労働時間の把握を企業に義務付ける方針です。また、労働基準法の改正で残業時間の上限規制(中小企業2020年4月施行)が強化され、従業員側と労使協定を交わしても年間720時間、1カ月で100時間未満まで、2カ月から6カ月平均で月80時間以内となり、上限規制が守られない時は「6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金」と厳しい罰則も予定されています。

まだ、労働時間を把握していない企業では、勤怠管理をして従業員の労働時間を把握することは急務と言えるでしょう。

 

勤怠管理の方法とハードル

皆さんの企業では勤怠管理方法は紙、Excel、タイムカード等何を使用しているでしょうか。勤怠管理はタイムカードや紙による管理からITを活用した勤怠管理システム導入が進んできています。勤怠管理システムとは、自動的に勤怠が集計され意図していた集計結果が表示されるものです。

1.出勤簿(勤務表)への客観的な時刻の記録が可能

2.労働時間の集計を自動化する

3.労働時間の管理強化と業務の効率化を両立する、というものです。

導入のメリット、デメリットとしては、

①労働時間の客観的把握

②労働時間、休暇取得等の管理強化

③時間集計、休暇等の業務効率化

上記の①と②は簡単に実現できますが③の業務効率化の実現ができるかどうかがポイントになります。

業務効率化がなぜ重要なポイントかと言えば、勤怠システムをそのまま使っただけではできない勤怠ルールを定義してシステムに落とし込む必要があるからです。就業や勤務形態等の状況に対応させる設定が必要です。いちいち手修正をしていては効率化が図りにくくなってしまう事があるからです。

勤怠管理システムの導入と業務効率化

勤怠システムの設定

労働時間の把握にITを使った勤怠管理システムを使用する企業は増えてきてはいますが、勤怠管理システムの利便性の面だけでなく、重要なのは各企業の就業、勤務形態に対応する設定が必要な事です。システムで自動的に勤怠が集計され会社が考えていた集計結果が出るためには、勤怠ルールを覚えさせる設定が必要になります。

勤怠システムの設定で何が必要かを見てみると、労働時間の設定では、

・標準労働時間のパターンを定義

・固定残業時間制、変形労働時間制、シフト制、裁量労働制、フレックスタイム制等

上記の各パターンに対して次のような項目の内容を決めていきます。

・始業終業時刻、休憩時間

・早出、残業時間、金額の算出方法

・休日出勤、代休、振替出勤、振替休日

・時刻訂正方法を申請書にして定義する

・電車遅延、直行直帰、出張、有給、特別休暇、時間有給等の取扱い

その他には、

・有給休暇付与のルールの定義(自動付与)

・承認者、承認ルートの設定

・給与計算システムへの取り込みフォーマットの定義

などがあります。

 

曖昧とした部分の取り扱い

出退勤管理でも曖昧とした部分の取り扱い、つまり人間的対応を求められるような場合はどのようにしたらよいでしょうか。

例えば遅刻を取り上げると、単純に遅刻、電車遅延、急病、途中で困っているお年寄りを助けた等、どの場合でも単なる遅刻とするなら問題は起きないのですが、お年寄りを助けた時だけは遅刻扱いにしない等パターンを洗い出し、設定する事が必要です。それをしないと手修正の手間が残ってしまう可能性があります。

考えられるパターンを設定する事によって効率的な勤怠管理から給与計算までのスムーズな進行、完了が可能になるでしょう。それでも例外的な事態は起こりえます。

勤怠管理システム導入はかなり時間もかかります。人事担当者の努力だけでは難しく、上部からの押し付けではうまくいかないでしょう。現場や従業員達の協力が不可欠ですが、ハードルを乗り越えれば非効率的な人事業務が解消する事に繋るでしょう。

労働条件通知がメールでも可能に

労働条件通知書は書面以外でも可

企業が労働者に向けて提示する労働条件ですが、労働基準法第15条では書面による通知をするとされていました。しかし2019年4月から、労働条件の通知を書面だけでなく電子メールやFAXで知らせても良いようになります。既に社内ITを実用化しているところも多いと思いますが、新年度からFAXや電子メール等でも通知を可能にするよう、規制を緩和する事になりました。書面として印刷できればよいと判断されたので、企業にとって印刷、郵送のコストを抑え利便性も高まるでしょう。

 

労働基準法の施行規則改正

働き方改革関連法に基づく省令で労働基準法施行規則第5条第4項に下線のように追加されました。

「法第15条第1項後段の厚生労働省令で定める方法は労働者に対する前項に規定する事項が明らかとなる書面の交付とする。ただし、当該労働者が同項に規定する事項が明らかとなる次のいずれかの方法によることを希望した場合には、当該方法とすることができる。

①ファクシミリを利用してする送信の方法

②電子メールその他のその受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信の送信の方法(当該労働者が当該電子メール等の記録を出力することにより書面を作成することができるものに限る。)」

 

本人の希望が前提

今回の改正は労働者がFAXや電子メール等での通知を希望する事が条件なので本人に通知方法を確認してから行い、FAXやメールでの通知を希望しない時は今まで通り書面での通知となります。

電子メールで送信する場合の具体的なファイル形式(メール本文か添付ファイルかどちらでもよいか等)や本人が確実に受け取ったかどうかの確認の要否等、まだ詳細は明らかになっていません。新年度に施行されるまでに何らかの基準が示されるかもしれません。

働き方改革法と企業の意識

人材採用・入社後活躍のエン・ジャパン株式会社は、人事担当者向けの総合サイトで、経営者や人事担当者に向けて「働き方改革法案について」のアンケート調査を行いました(回答648通)。それを基に企業が「働き方改革法案」に対してどこまで認識があるか、どう感じているかの実態が見えてきました。

 

1、「働き方改革法案」の認知度

「働き方改革法案を知っているか」という問いには「概要を知っている」74%、「内容を含め知っている」21%と認知度は95%に達しています。

 

2、経営への支障度合い

「働き方改革法案」が施行される事で経営に支障が出るかという問いには「大きな障害が出る」9%「やや支障が出る」38%とあり、企業規模が大きくなるにつれて「支障が出る」と回答する割合が増加しています。

 

3、経営に支障が出そうな法案について

「経営に支障が出る」と回答した方への「支障が出そうな法案はどれか」という問いに対しては「時間外労働(残業)の上限規制」66%がもっとも多く、次に「年次有給休暇の取得義務」54%、「同一労働同一賃金の義務化」43%と続きます。業種別にみると広告、出版、マスコミ関連の「時間外労働の上限規制」80%、「年次有給休暇取得の義務化」70%、商社の「時間外労働の上限規制」74%が目立っています。

 

働き方改革の時間外労働の上限規制とは

残業時間は月45時間、年360時間を原則とするが年720時間までは延長が可能であり、繁忙期は単月で100時間未満の残業を例外的に認めるという内容です(2019年4月施行、中小企業は20年から)。年次有給休暇取得義務は年に5日は有給休暇を消化させる義務が生じます(19年4月施行)。

働き方については、各人が家庭の事情や自身の体調、結婚、出産等を抱えて仕事をしているので国が柔軟に多様化した対応策を示す事が必要と言う意見もあれば、中小企業には厳しいかもしれないがよい制度とする肯定的な意見もある一方で、残業の上限規制や有給の義務化は生産性が下がり、人員を増やせば人件費に跳ね返りコスト削減のため無理をしかねないのではなど、否定的な意見もあります。

健康保険被扶養者認定事務の変更

平成30年10月1日より変更

日本年金機構が受けつける「健康保険被扶養者異動届」の添付書類の取り扱いが変更となり、日本国内に住む扶養家族の認定の際、申立てのみによる認定は行わず証明書類に基づき身分関係と生計維持関係を確認の上認定する事になりました。

一定の要件を満たしている場合には証明書類添付を省略できます。

 

届出に必要な添付書類と省略事項

扶養認定を受ける方が被保険者と同居している時は下記の①と②、別居している時は①②③の書類が必要です。

①続柄の確認……戸籍謄本か抄本あるいは住民票(同居で被保険者世帯主である事、提出日より90日以内に発行されたもの)

省略できる時……被保険者と扶養認定を受ける方双方のマイナンバーが届出に記載されている事と、扶養認定を受ける方の続柄が届書の記載と相違ない事を事業主が確認し備考欄の「続柄確認済み」の□にレを付している、又はその旨記載している。

②収入の確認……年間収入が「130万円未満」であることを確認できる課税証明書等(60歳以上の方、障害厚生年金の受給要件に該当する程度の方は180万円未満)

障害・遺族年金、傷病手当金、失業給付等非課税対象の収入がある場合、受取金額の確認ができる通知書控え

省略できる時……扶養認定を受ける方が所得税法上の控除対象配偶者又は扶養親族である事を事業主が確認し、事業主確認欄の「確認」を○で囲む。

又は扶養認定を受ける方が16歳未満の場合は省略できます。

③別居の場合……認定には別居の確認が必要になります。仕送りの事実と仕送り額が確認できる振り込みの通帳写しや、現金書留で送金するならばその控え

省略出来る場合……扶養認定を受ける方が16歳未満又は16歳以上の学生

今まで被扶養者の認定について健康保険組合ほど証明は求められていませんでしたが、年金機構でも添付書類を求められるようになりました。

届出様式も協会管掌事業所用被扶養者異動届が新しくなりました。

平成30年度地域別最低賃金

最低賃金引き上げ額平均26円で過去最大

平成30年度地域別最低賃金は、中央最低賃金審議会で賃上げ額の目安が公表され、それを基に各都道府県労働局長が改定額を決定し10月1日から順次発令されます。

改定額を見ていくとAランクの6都道府県は目安通り27円引き上げられ、東京は985円と最高、神奈川は983円と1000円に迫りました。Bランクの16府県も目安通り26円引き上げられ、7県が新たに800円以上、一方Cランクは25円の引き上げ、5県が新たに800円台に乗せました。Dランクでは24円の引き上げでCとDで11県が762円で並び、最低は鹿児島県の761円でした。

 

5年後には1000円まで引き上げ?

近年、最低賃金は引き上げの流れが続き、時給額のみで表示されるようになった平成14年度には663円でしたが一昨年度に初めて平均800円を超えました。今回は全国加重平均で最低賃金を3.1%程度引き上げています。このままですと5年後には1000円に達する事になります。政府は800円以下の最低賃金をなくすことを掲げているので、人手不足に対処するため中小企業では実力以上の賃上げを求められるかもしれません。

 

平成30年の改定額は以下の通りです。

A.27円改定

東京 985円 大阪936円 愛知898円

千葉 895円  神奈川983円 埼玉 898円

兵庫 871円

B.26円改定

茨城 822円 栃木  826円 群馬  809円

宮城 798円 富山 821円 長野 821円

京都 882円 静岡 858円  三重 846円

滋賀 839円 和歌山803円 岡山807円

広島 844円 山梨  810円 徳島 766円

香川 792円

C.25円改定

北海道835円 新潟  803円 石川 806円

福井  803円 岐阜  825円 奈良 811円

山口 802円  福岡  814円 愛媛  764円

高知 762円  佐賀  762円 長崎  762円

熊本  762円 大分  762円 宮崎 762円

沖縄  762円

D.24円改定

青森 762円 秋田  762円 岩手  762円

山形  763円  福島 772円 島根  764円

鳥取  762円 鹿児島761円

この10年間減っている労働時間

月240時間以上労働の過労死ライン

最近の調査で東京大学社会科学研究所の調べによると、この10年間に月に240時間以上の長時間労働をしている人が減少したことが分かりました。月に240時間以上の長時間労働をしている男性の「典型雇用」(正社員等)では2007年の35.4%から2017年は23.7%まで減少しています。同じく女性の典型雇用でも12.1%から8.2%に減少しています。「非典型雇用」(契約社員等)でも減少傾向が見られます。

月に240時間以上の長時間労働を見ると1カ月20日勤務したとした場合1日12時間以上の労働になりますが、月間80時間以上の時間外労働は過労死ラインと言われています。脳卒中や心臓病の発症率が高く、労災とされた時は業務との因果関係が認められやすくなり、労働者、企業の双方にリスクがあります。減少してきたとは言えまだ23.7%あるのは高いと言えるのかもしれません。

 

帰宅時間は変わったか

同じ調査で働く人の「平均帰宅時間」も早まった事が分かりました。この10年間で男性は午後8時2分から同7時48分へ、女性は午後6時48分から同6時1分へそれぞれ減少していて平均的な労働時間も減少しています。

 

働く人の意識の変化

別の調査でシチズン時計株式会社が行った「ビジネスマンの生活時間35年の推移」によると、帰宅時間で遅いと感じる時間は1980年から2000年迄は「23時」がトップでしたが2010年には「22時」がトップ、2015年には「21時」がトップと、この35年間年々早まる結果となりました。同調査はリーマンショック(2008年)や東日本大震災(2011年)の影響から生活様式が見直され、働き方にも変化が見られるとしています。その後の過労死の社会問題、働き方改革の推進もあり、働く人々の意識の変化がさらに高まってきています。企業もこの世相や意識の変化を認識しておく必要があるでしょう。

有休取得 企業に義務付け

年次有給休暇は労働基準法で定められています。労働者の勤務期間に応じて年10日以上の有休が与えられます。(パートタイマーは週の労働日数での付与日数が決められている)来年4月より労働基準法の改正で中小企業も含めたすべての企業に年5日は必ず取るように企業に義務付けされます。

 

働き方改革の一環で決定されました

年次有給休暇取得は原則働く側が自分で決められます(企業は繁忙期などの業務に支障の出る場合時季変更権はあります)が、会社に遠慮をする等気兼ねをして有休を取りません。厚生労働省調べでは日本の有給休暇取得率は5割を下回っており国は2020年までに7割取得の目標を掲げていますがその達成は難しい状況です。そこで企業側に年5日については本人の希望を聞いた上で取得させる日時を企業が指定し休ませる年休消化義務が課せられる事になりました。

 

日本の有休取得率

先にも記載しましたが日本の有給休暇取得率はずっと50%前後です。世界30カ国の地域を対象とした旅行予約サイトの米エクスペディアの17年の調査ではドイツ、フランス、スペイン等の12カ国は有給休暇取得率が100%であると言う事です。祝日の日数や有給休暇を企業で計画取得させる等、制度の違いはありますが日本は連続休暇の取得日数は短いと言えるでしょう。日本ではこれまで企業側は労働者側から申し出をしない事を理由に「社員から申し出が無い」と言ってきましたが、これからは労働者に年5日は有給で休ませなければなりません。有給休暇取得日管理簿の作成も求められる見通しです。

 

有給休暇を取らない理由と今後の対策

第一生命保険の調査で男女1400人に実施した調査では有給取得にためらいを「感じる」「やや感じる」と答えた人は6割超えでした。「職場の人に迷惑がかかる」「後で忙しくなる」男性では「昇給、査定への影響が心配」と言う人も多かったようです。

有休取得を進めるには取得状況を各職場で上司や同僚と共有し、社員が有休を消化できるよう業務量等の調整が必要でしょう。ローテーションのある職場ではその組み方にも工夫が必要とされます。過重労働を防止し休む時はしっかり休んでリフレッシュし、生産性を上げる事が大事でしょう。

公正な雇用制度

日本では労働力人口減少を背景として、高齢労働者・女性労働者の雇用促進などの労働政策が進められ、企業においても60歳以降の再雇用制度や60歳定年制から65歳定年制への改定が進められております。

 

高齢者就業率の動向

総務省の「労働力調査」によると、高齢者(60~64歳)の就業者数は、2004年の「高年齢者雇用安定法(高齢法)」により、事業主に65歳までの雇用確保措置が義務化されたことから、急速に上昇し、2012年以降に団塊世代が順次65歳を迎えたことから一時減少傾向を示しましたが、その後は増加しています。

また、厚生労働省「高年齢者の雇用状況」によると、15年6月現在、65歳までの雇用確保措置実施済99.2%、継続雇用制度の導入割合は81.7%、定年年齢引き上げは15.7%、定年廃止2.6%となっています。

 

国際的に高い日本の高齢者就業率

我が国では少子高齢化の急速な進行による労働力人口の減少に伴い、高齢者の雇用促進による労働力と社会保障の支え手の確保が課題となっており、政府の「高齢者の雇用促進政策」が推進されていることから、2014年現在、表示のように先進国のなかで高い高齢者就業率を示しております。

高齢者就業率比較 ドイツ 49.9%
日本 58.9 英国 46.1%
米国 52.1% フランス 23.3%

 

これからの雇用制度のあり方

このような高齢者雇用の状況に関して、「これからの雇用制度のあり方」を示唆するグローバル生産財メーカーY社の制度改定事例を紹介させていただきます。

同社は「高齢者雇用安定法」制定前から「60歳と言う年齢で処遇を変える雇用制度」は公正ではなく、究極の方向性を「定年の廃止」とし、その過渡期の制度として「公的年金支給開始年齢に合わせ、役割・貢献を軸とした定年延長」を実施しました。

 

経営者の留意点

年齢を雇用の基準とするのではなく、役割・貢献度評価に基づく真に公正な雇用制度は「定年制廃止」の基礎となり、それには目標管理制度の正しい設計と運用が不可欠であることに留意しましょう。

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