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解り易い報告・提案

ビジネスで多用されている報告提案の解り易さの優劣は、上司や顧客とのコミュ二ケーションに影響し、業務の成果や進捗に大きな差を与えます。

 

報告・提案文書の上手な作成方法

[構成]

原則として要点をA41枚に、次の構成で書く(詳細なデータ等は別紙で添付)

①目的を書く。

②次に結論を書く

③理由・根拠を書く。

[表現の方法]

①   論理的に表現する。

②   「高次報告・提案文」を使う。(注1)

③   「5W2H」を記述する。(注2)

(注1)

「高次報告提案文」とは「固有名詞・数詞を中心として構成される表現で、相手にとって解り易い特徴があります。

その反対概念は「低次報告提案文」で、普通名詞・形容詩を中心として表現され、相手の解釈を生み、誤解や曖昧な印象を与え易いものになります。

これを例示して比較しますと、次の通りです。

高次報告提案文 低次報告提案文
A商品の東京都における平成29年度販売実績数は78,000個です。

購買顧客数で39,000人、一人当たり平均2個を購買しています。

顧客の65%が「使い易い」と利便性を評価し、25%は〇〇の改良を求めています。

A商品の東京都における平成29年度販売実績は大変好調です。

顧客は複数購買しています。

多くの顧客は利便性を評価し、一部の顧客は改良を求めています。

(注2)

「5W2H」:解り易さのためにはこれらの要素を満すことが望ましいので、作成した文書をチェックするのに用いましょう。

WHY 何故
WHO 誰が、誰に
WHAT 何を
WHEN いつ
WHERE どこで
HOW どのように
HOW MUCH どのくらい、いくらで

以上の事項は口頭報告でも同様です。

新卒留学生の入社準備はお早めに

留学生のビザ切り替えは12月から

日本に滞在している外国人留学生は、留学ビザという勉強のためのビザを持って滞在しています。ビザは滞在目的により種類が異なりますので、日本で就職活動をして内定が出た場合、卒業後には就労できる種類のビザ、一般的に「就労ビザ」と呼ばれる就労可能な資格に切り替えなければ、継続して滞在することができません。

留学ビザのままでは勤務することができませんので、入社時までに就労ビザへの切り替えが完了していなければなりません。そのため、外国人の在留を管理する入国管理局では例年、4月入社予定の外国人留学生について、前年の12月1日から就労ビザへの変更申請を受け付けています。

 

入社直前の申請でも大丈夫?

年末年始は会社側も何かと忙しいものですが、この就労ビザへの変更は遅くとも2月上旬頃までには済ませておきたいものです。

というのも、就労ビザへの変更は即日完了するものではなく、業務内容と学歴との関連性や本人の素行等、様々な要件を複合的に審査するため、通常は審査期間に1か月~1か月半を要します。また、申請の内容から追加資料や説明を求められるケースもあり、そういった場合は更に審査期間が長引く可能性もあります。12月以降は就労ビザへの変更申請が集中し、入国管理局も大変混雑します。残念ながら個別の事情を考慮してくれることは珍しく、申請が遅くなると、入社までに切り替えが間に合わないということも十分あり得るのです。

 

もしも入社までに完了しなかったら…

先述のとおり、留学ビザは勉強を目的とした資格ですので、就労ビザへ切り替わるまでは勤務を開始することができません。留学生の場合、希望すれば資格外活動許可という週28時間までのアルバイトが許可されるため、せめてこの時間以内でも働いてもらいたいと思うかもしれませんが、この資格外活動許可もあくまで在学中に限って許可されているため、卒業後はアルバイトに従事することもできないのです。

申請は原則、留学生本人が行うものですが、企業側としても余裕を持って準備を進めたいですね。

就労ビザと研修期間中の留意点

技術・人文知識・国際業務ビザとは

外国人が日本で就労する際には、一部の場合を除き、いわゆる就労ビザを取得します。就労ビザは業務内容によりさらにいくつかの類型に分かれますが、企業で勤務する外国人にとって最も一般的なのが「技術・人文知識・国際業務」というビザです。

このビザで就労可能な業務について、法律では、「理学、工学その他の自然科学の分野若しくは法律学、経済学、社会学その他の人文科学の分野に属する技術若しくは知識を要する業務又は外国の文化に基盤を有する思考若しくは感受性を必要とする業務に従事する活動」としています。わかりにくい表現ですが、おおざっぱに表すと、「理系や文系の専門知識を使う仕事」、または、「外国人特有の感性や語学力などを使う仕事」ということです。具体的には、機械工学の知識を活かして機械設計エンジニアになる、語学力を活かして、通訳翻訳を行うといったケースが該当します。

 

研修期間中の取り扱い

逆に言えば、このビザを持っている外国人が、専門知識や外国人特有の能力等を活かした業務以外に就くことはできないという意味になります。ここで問題になるのが、研修期間中の取り扱いです。

たとえば飲食業やアパレル業など、店舗を持つ業態では、企業全体の業務を把握するため、一定期間現場へ配属するということも珍しくありません。本来は商品の輸出入など貿易業務を担当する予定でも、まずは現場での研修を経て本社勤務になるというのはごく自然な流れです。しかし、店舗での接客というのはこのビザでできる業務に含まれません。そのため、研修が長期化することは、本来の活動目的に違反している状態が続くということであり、最悪の場合、会社と外国人双方が罰せられる可能性もあるため注意が必要です。

 

適切な研修期間は?

しかしながら、どの程度の期間であれば研修が可能かということについて、明確な定めはありません。ただし法律上、3か月以上本来の活動を行っていない場合は、ビザの取り消し対象となる、とする条文がありますので、この3か月はひとつの目安になります。いずれにしても、本来の活動目的以外である研修期間は必要最小限に止めましょう。

中間評価の実施要領

目標達成プロセスの中間の振り返り・組織貢献度評価を実施することにより、「組織(部署・チーム)と個々の社員の挑戦意欲を高め、体験を通じた能力開発を行うとともに、組織内の相互信頼関係を強化する」ことが出来ます。

 

中間評価の実施要領

「3カ月毎・6カ月毎の振り返り・貢献度の相互フィードバックによる評価」について、実践的な実施要領を例示します。

[目的]

組織目標を細分化して目標設定した仲間同士で相互フィードバックを実施(中間評価であり、期間内で修正する等活用することが目的であることを認識して、「中間ファシリテーション」の際に実施し、発揮した能力・結果の事実と上位組織目標への貢献度を真摯に指摘し合い、相互に学ぶ)。

[指摘の実施要領]

・評価基準を配布(上位目標達成への貢献度・上位組織目標の達成に貢献した発揮能力・組織の他のメンバーに与えた影響力の評価判定基準):5点法

・ファシリテーターが「相互フィードバック」を行うグループ編成

・指摘項目・内容(貢献度評価基準)

指摘項目 内容
プロセスにおける上位目標達成への貢献度 〇〇氏は、△△を達成し、上位目標達成に□ランクの貢献を行った。
達成に貢献した発揮能力 〇〇氏は△△の能力を発揮して、上位組織目標に□ランクの貢献をした。
組織の他のメンバーに与えた影響力 〇〇氏は△△の行動をとり、組織の他のメンバーに□ランクの影響を与えた。

・各グループ内で個人別に、仲間に対する指摘点・評価を検討(10分)

・検討結果に基づいて全員が仲間に指摘

[ファシリテーターのまとめ]

討議・評価の全体状況から、現時点の評価を実施、残された期間内の自主努力を動機付ける。

マイナスの環境下での努力の成果を評価、プラスの環境下での促進要因活用状況不足に注意を与える等の視点で指摘。

中間ファシリテーション

目標達成プロセスの中間で実施するファシリテーションの実践的な実施要領について解説します。

 

ファシリテーション実施要領

相互に指摘し合い、良質な刺激を受けることが出来る進行方法を例示します。

  実施内容・担当者
1. ファシリテーターの準備

・ファシリテーターが記録担当者を指名

(板書等を担当・ファシリテーターの補佐役・事務局等が担当)。

・討議のため2~6名単位の小グループ形成

2.現状発表討議・指摘

・あらかじめ、参加する社員・プロジェクトチーム毎に、目標達成プロセスの現状可視化(参加者全員が現状を比較しながら議論するため、模造紙に目標達成基準・プロセスの経過)を記入、当日掲示。

[当日、ファシリテーターが参加者へ要請]

・目標別に模造紙等で、現状、問題点と解決策、促進要因と活用策の発表。

・参加者は、「発表内容が上位組織目標達成に貢献する上で問題点があるか」という視点で発表を聞き、問題点・疑問点があれば、その箇所を指摘できるよう準備。

・発表者・参加者の注意点

①  指摘する側の発言は「ズバリ一言30秒」の要領で、端的に

②  指摘を受けた側は、原則として反論なし(謙虚に人の話をよく聞こう、指摘された事項について、あとでよく考えて処置を判断すれば良い、との趣旨)

3.グループ別にアドバイス・指摘点討議

・各小グループの代表者が問題点を指摘。(どの目標の達成プロセスのどこが、どのように問題であったか、良かったか)。

・小グループ代表者はなるべく多くの担当者が経験する。

・指摘を受けた結果を、発表者が自主的に活用することが、ねらいであるため、討議における結論は求めない。

・記録担当者は模造紙上の指摘箇所にマーク・指摘を受けた発表者が納得した目標にチェックマークを付す(特に必要な場合は発表者から説明)。

・管理者(ファシリテーター)が、整理、まとめを行い、達成プロセスの修正が必要な発表者と修正点を整理し、検討を要請する。

シリーズ勘定科目 受取手形勘定

受取手形を取得した時に使う勘定です

受取手形には「約束手形」と「為替手形」があります。約束手形とは振出人が手形の期日に記載された金額を支払うことを約束した手形です。

それに対して為替手形は、振出人とは別の第三者が手形の期日に記載された金額を支払うことを約束した手形です。為替手形は金融取引に絡むものがほとんどで、企業の通常の取引ではまず見ることはありません。

 

割引手形と裏書手形

取得した受取手形は直ぐに銀行に取り立てに出し、期日になると銀行は手形を振り出した企業から記載された金額を引き落とし、手形を受け取った企業の口座に振り込みます。期日までが長いと手形を取得しても資金として使えないため、銀行で立て替えてもらうことができます。これを「割引手形」と言います。若干の手数料と期日までの期間の利息を引かれます。それが昔は「割引料」でしたが、今は「手形売却損」です。また、受取手形の裏に自社の名前を書き代表印を押して、自社の支払いに充てることもあります。これが「裏書手形」です。

 

経理処理

①手形を受け取った時

(受取手形)1,000(売掛金)1,000

②割引いたとき

(現預金)900(割引手形)1,000

(手形売却損)100

③手形を裏書きした時

(買掛金)1,000(裏書手形)1,000

それぞれ期日が来たら以下の処理をします。

①そのまま持っていた場合

(現預金)1,000(受取手形)1,000

②(割引手形)1,000(受取手形)1,000

③(裏書手形)1,000(受取手形)1,000

 

電子記録債権

最近よく目にするのが「電子記録債権」です。「電子債権ネットワーク」略して「でんさいネット」で管理されており、手形より信用度は高いとされております。基本は手形と同じで指定日に支払いを約束するものです。受取手形とは区別して「電子債権」勘定で管理します。電子債権の割引・裏書についても受取手形と同じ処理となります。

シリーズ勘定科目 預金勘定

預金の種類

「普通預金」「定期預金」「積立定期預金」「当座預金」がなじみの深い預金です。

勘定科目としてはそれぞれの名称で科目を設定しても良いし、まとめて「預金」勘定としても構いません。管理上は分けた方が管理しやすいため多くの企業では分けて勘定科目を設定しております。

ただ決算書などには、現金と合わせて「現預金」として一括表示する場合が多々見受けられます。

 

預金と貯金

銀行(都市銀行・地方銀行・ネットバンク・信用金庫・信用組合)には、お金を預けて代わりに運用してもらいますので「預金」と呼んでいます。一方の郵便局・農協・漁協は、お金をためて置くので、「貯金」と読んでいます。

郵政民営化後はゆうちょ銀行となりましたが「貯金」という名称はそのまま使用されています。

もっともポピュラーなのが「定額貯金」です。定額を積み立てる預金ですが、半年経過後はいつでも解約できるゆうちょ銀行独特の預金です。

 

外貨預金

外貨預金は預金通帳や取引明細書の記載は全て外貨ですが、記帳は日本円で行います。面倒なのは相場が日々変わることです。

例えば1ドル=110円の時に100ドルの売上があり、入金時の相場が1ドル=120円だった場合、更に決算時の相場が1ドル=115円となった場合を想定すると以下の処理となります。

売上時

(売掛金) 11,000 (売上)11,000

入金時

(外貨預金)12,000(売掛金)11,000

(為替差益) 1,000

決算時

(為替差損)500  (外貨預金)500

外貨取引が滅多にない会社でしたら上記の処理でも構いませんが、外貨取引が多い会社は毎日変わる為替レートで処理していると極めて煩雑になりますので、期の初めに年間の為替レートをあらかじめ決め期中は全てそのレートで処理します。決算期末に期末のレートで換算し為替損益を認識します。しかし期の途中に大きく為替レートが動き、期の初めに設定した為替レートと大きく異なった場合は、期の途中で変更することもあります。

達成プロセスマネジメント

目標達成プロセスでは、設定した目標の達成を図るため、次の目的・方法でマネジメントを実施します。

 

マネジメントの目的

1.目標達成の阻害要因を発見して、排除する。

2.目標達成の促進要因を発見して、より高い達成度を目指す。

3.上記1、2の機会を活用して、中間の振り返りを実施することにより、組織(部署・チーム)と個々の社員の挑戦意欲を高め、体験を通じた能力開発を行うとともに、組織内の相互信頼関係を強化する。

 

マネジメントの方法

 個別目標の進捗管理は、自主管理と組織による管理により次のように行います。

区分 管理方法 貢献度中間評価
自主管理の要請

(個人目標)

1カ月毎のPD

CAと、独力の問題解決が難しい場合の仲間や上司への相談

組織による管理

(個人目標・プロジェクトチーム目標)

管理者・プロジェクトチームリーダーが中心となり、全メンバーが参加する

・月次の定例目標管理検討会

・3カ月毎・又は6カ月毎の問題解決ファシリテーションミーティング

3カ月・6カ月の期間毎の振り返り

・貢献度の相互フィードバック

・ファシリテーターのまとめ

 

ファシリテーションミーティング

次の方法が、参加者相互に良い刺激が得られ、効果的です。

①“三現主義”の情報活用

参加者が、見聞きした事実をもとに、相互の指摘、討議に参加する。

②管理者が組織開発手法・ファシリテーションを活用する。

シリーズ勘定科目 現金勘定

経理上「現金」勘定で処理するものは?

硬貨や紙幣といった貨幣(お金)のほかに、金融機関ですぐに換金できる通貨代用証券も含まれます。通貨代用証券とは他人振出小切手、送金小切手、郵便為替証書、配当金領収書、期限の到来した公社債利札 などです。また貨幣といっても円とは限りません。ドルや元等他国の通貨も「現金」勘定で処理します。

 

他国の通貨(外貨)の処理

外貨も経理上の表示は○○円と円表示ですが、その外貨を取得した時の円相場と決算時点での円相場が違っているときは、為替差損益で残高を修正します。例えば1ドル=120円の時に10,000ドル取得した場合、「現金」勘定には1,200,000円と記帳されます。しかし決算時点で1ドル=110円となった場合は、以下の処理をします。

(為替差損)100,000/(現金)100,000

 

仮想通貨はどうなるの?

仮想通貨は、通貨といっても現物がありませんので「現金」勘定ではなく、「仮想通貨」勘定を設けて別途処理するのが現状では妥当です。外貨同様決算時点で、相場が変わっていれば損益勘定で修正します。

 

現金取引は減っている

現在多くの企業では現金取引は少なく、ほとんどが銀行を通じた決済となっておりますので「現金」勘定が登場する場面は少なくなっております。

企業が従業員の交通費や立替金を清算する場合は「小口現金」勘定を使い、「現金」勘定とは区別して管理します。

 

現金商売は日々の管理を

しかし小売業や飲食業などは日々の現金商いですから、現金勘定の管理は日々行う必要があります。最近ではつり銭までレジが計算してくれますので間違いは少なくなりましたが、つり銭間違い等で売上の伝票やレジ集計等と現金が合わない場合も多々見受けられます。その場合は「現金過不足」勘定で残高を合わせておく必要があります。

現金商売をしている小売店や飲食店には突然税務署の調査官が来て、レジの現金とレジ集計表との突合をしてゆくこともよくあることです。注意しましょう。

目標設定会議の方法

多くの企業で、目標設定会議が行われており、その目的は、社員の経営への参画意識向上と自らの目標設定に主体的・挑戦的に取り組む意欲・仲間との協力関係を高めることにあります。そこで部門別に開催する具体的な方法について述べます。

 

目標設定会議のファシリテーション

・ファシリテーター(F)・記録係(R)を決めておく。

・出席者全員を関連のある仕事別などで、2~6名の小グループに分けておく。

目的 方法・留意点
①   経営計画の説明 ・説明内容について、各自が具体的な疑問点を挙げておくよう要請(F)

・経営計画・目標と背景、

設定理由を説明(F)

②   経営計画の理解促進 ・小グループ別に疑問点討議(5分)

・各小グループの代表者が順に疑問点を発表

・類似・関連疑問点を板書・整理してくくる(R)

・回答・補足説明(F)

③   組織目標設定へ参画 ・小グループ別に、自部門の組織目標(目標・達成基準案、個人目標・PJ目標の区分(20~30分)

・各グループの組織目標案を模造紙に記入、発表

・小グループ別に他グループの提案に対する疑問点・指摘点討議(5分)

・疑問点・指摘点発表

・回答・補足説明

・類似目標案をくくる(F)

④   合意形成 ・小グループ別に、組織目標案に対する採点討議(5点法・5分)

・各グループ発表、採点記録(R)

・上位目標案の採点結果確認(F)

⑤   次ステップ説明・要請

(F)

・後日、部長が組織目標を決定、発表

・各自個人目標、PJ目標を検討しておくよう要請

上記の手順では、全員が同時に見て、比較できること、全員が発言することが大切です。

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